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第199章（第1页）

在统一b5的规格后，若想将数十张的资料，改为a4的规格时，只需利用复印机adf（自动送回原稿）中的定型放大功能，在一分钟内就可完成。复印机的缩小放大功能，因有1的弹性伸缩，所以不但可转变成a4规格，也可转变成其他的规格。

而且，一般的周刊杂志也大多使用b5开数的纸，所以无须特别去复印，只须抽下必要的页数，就可直接装订到文件夹上。

但必须注意的是，不能胡乱抽下来，这与报纸的作法不同。为什么要小心&ldo;抽出&rdo;，那是因为若是撕得不好，就会缺漏周刊杂志的一部分报导且没有空白处来穿孔。周刊杂志由于都是中间fèng合的，所以中央是钉书针（骑马针）来加以固定的。抽下钉书针，周刊杂志就会散落，故应小心抽出所需报导再穿孔，而后装订到文件夹上。现在的周刊杂志，对商人而言，是信息的重要来源。当然，也可以在复印后再装订，但即使不复印。规格若能统一，就比较不花时间。此点也是b5规格便利之处。

基于以上种种理由，所以办公室内大部分的文件，一般都统一用b5的规格。但是，唯一不符合此规定的是&ldo;人事资料&rdo;，只有&ldo;人事资料&rdo;是使用b5一半大的b6规格。

5资料应装订成一定规格的复印本报纸的纸质不佳，剪报后更是难看。带黄的铅字，不但不适合阅读，也容易变质，且在经过一段时间后就更惨；但若将其复印，再当做资料来运用，可就方便多了。

复印的规格，统一使用b5规格，无论一份多小的报导，也可使用b5的纸复印。或许有人会觉得浪费，但要知道，即使是一份小小的报导，也是一份信息。

若是将好几个小报导，全印在一起，那在取出时就很不方便了。因此规定一张纸只能印一份信息，空白处则用来记录或写标题都很方便。

再者，按信息的不同，其长度也不同，故报导的形状也呈现不规则，所以可将长度较长的报导，直接剪下来。另外，有时b5的规格无法容纳全文时，则可省略照片，或稍做修剪后再复印。

即使如此，如果还是无法容纳得下时，就要分成若干张来复印。例如，将新闻分为两张来复印时，则在第一张标12，第二张标12同样地，若是分为三张的话，在第一张标13，第二张标23，第三张标23如此一来，只看到第一张，就立刻能知道此份报导共有几张。

对报纸一般不必缩小复印的，那是因为一旦缩小后，原本就很小的铅字，就更不容易辨认了。所以，仅有比报纸的字大，缩小后仍可阅读的，才能按其需要活用缩小复印。

缩小和放大，是在活用复印时，最常使用的两个重要功能。最好是还备有adf（自动送回原搞）的功能。所谓adf的功能，就是即使有数十张的资料正本（原稿），只要调整开数的大小，一按开关，就会自动送出所需开数的复印本。

此种功能是不可缺少的。原因是每复印一张，就打开一次盖子，改换另一张正本，再按开关，此一手续相当麻烦。而且，必须要有一个人来操作。

因此，复印数十张，数百张时，就需要相当长的时间。

备有此项功能的复印机，虽比仅有缩小、放大功能的复印机价格较高些。但是，从须花费数十分钟或更多的时间在复印工作上，这点来看，就会觉得虽然是贵了一点还是值是的。

为了缩短无谓时间的浪费，花多少钱都不算贵。因为缩短的时间，可挪用夹做附加值更高的工作。

6档案夹及标题要以颜色来区分曾经去过某大报社的资料室。由于相关资料的整理只有专门的报社才有，所以对他们要如何去做资料整理，是非常重要的。但是，他们将剪报贴在b6开数硬纸板上的这种作法并不精细。b6和一般单行本的规格相同，是常用的资料规格b5的一半，这规格的确是很小。但一般报社所收集的报导，大部分的b6硬纸板都容纳不下，多出来的部分，就将其折叠。也就是说将报导的一部分贴在硬纸板上，剩下来的部分就折起来。所以，为看某项新闻报导，就必须一一地将它们打开才能看到。而且，如此开开折折几次后，没有贴在硬纸板的部分，就容易破损。并且，这些硬纸板并未归档，而是整理在橱柜中，使用时就须将必要项目的硬纸板一一挑出，如此很可能会有资料遗失或顺序纷乱的现象出现。

当然，一般报社的资料量都很多。在专门资料室工作的员工，都将资料的收集和管理视为其主要的工作。但活用资料信息却很不方便，所以，对于这些资料是否有被实际活用是个疑问，于是便将此疑问请教熟识的记者们，才知道报社内的资料使用率并不高，这点实在很可惜。

不过最近，各报社都想有效地使用自己报社所收集的信息。使用电脑收集信息及整理是一种方法，但是，个人最好也有一套自己的资料整理方法。只要是参观过报社的资料整理方法，就会觉得这种方式较为实用。

方法是统一采用b5的规格，并且归入二十六孔的档案夹。归档的优点是：资料的抽出、夹入很方便。即使发现某个主题区分得不够适当，就可立刻将它转换到其他适当的档案夹内。

7为什么穿孔机是二十六孔一般使用档案夹的人，多数是使用两孔或四孔的档案夹。使用两孔的理由，是因无论穿孔、归档都较不费功夫。穿孔机扎的档案孔有容易破的缺点。参照几次档案后，其档案孔可能就会破损。消除其原来穿孔的位置，再重新穿孔一次，且贴上加强圈，这样使用并不方便。

使用二十六孔就无此麻烦。因是两孔的十三倍，相对地就可分散其力量。以二十六孔来说，即使用力抽取再多的纸，也无须担心会破裂。

归档的目的是如何更有效率地使用，因此，必须考虑到资料可能会重复参照数十次或数百次。

当然，并非一定要拘泥于二十六孔的孔数，只要不易破损就行，不论二十二孔或二十四孔并无妨。但以目前市面上所卖的b5档案夹的规格，配合二十六孔是最适宜不过了。

穿孔时，一定要在左右两侧都穿孔。两侧穿孔是为了使档案夹能自由交替，无论是直写右开式的文件，或是英文及其他横写左开式的文件，都可使用。而且，想同时看两份不同的资料时，仅变更其中一个档案夹，以（书籍、杂志等）左右两页合成一页的插页方式，就可参照了。总之，资料就会很清晰了。

只使用纸的单面，便于以后翻页数查阅时，可立刻找出所需的资料，且复印时，也不须人手，利用adf就能自动复印。由于利用单面的纸，所以前面所述的左右两面穿孔，可按插页的方式。

8如何保存卡式录音带我们不常利用卡式录音带收集资料，但在准备资格考试时，就会使用到。

此外，与其做口述笔记，倒不如以自己轻便的录音机录音，如此所收集到的资料较为完整。

以文书处理机打出录音带的内容后，录音带就没有保存的必要了。也许有的管理者由于目前的工作，都运用不上以前所收集的录音带，因此，只好把录音带放在家里，致使录音带的数目不断增多，也许足有几百卷以上。

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